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辦公室機密業務作業保密

  • 最後異動時間: 2018-01-31
  • 發布單位: 臺中市政府水利局‧政風室

辦公室機密業務作業保密

不良的辦公習慣;輕忽保密的觀念,是造成辦公室機密外洩的主因。其常見缺失及預防方法,臚述如后:

一、影印分發重要機密文件時,應分別編號;依編號不同,分別在各件適當位置處註記,以明確持有人保密責任。影印中,若影印機夾紙故障,應即時取出,以避免遭人截取洩密。

二、傳真重要文件前,傳送方式應先以電話通知收件人,否則,在接收方傳真機未設定輸出密碼情況下,傳送完成的文件,恐發生遭人截收之慮。傳送資料完成後,雙方應以電話核對傳送張數是否相符;遇有不清晰處,應要求再傳送一次,不宜逕以電話宣讀填註,以免洩密。

三、廢棄機密文件不應逕棄於垃圾桶內;或雖做銷燬處理,但是,碎紙機銷燬能力不足,僅能碎成三釐米左右紙條;此時,若遭有心人士蒐集並予處理重組,機密文件旋即曝光,就保密性而言,焚燬優於銷燬;銷燬優於棄置。

四、主管機構密發給個人的權責代碼及密碼,係用於操作電腦以存取重要機密資料;依個人權限不同,作業範圍受嚴格限制。密碼應妥慎保管,嚴防外洩。上機作業時,遇有離座需要,應即關機或離線跳出作業系統,使電腦螢幕空白,防止他人窺視機密;必要時,應加裝錄影監視系統,俾增加作業安全及追究使用責任。

五、重要秘密資料(如標單、底價單)作業時,遇有離座需要,應即妥收密件入櫃,俾防遭人抄錄或翻閱,造成洩密。

六、機密文件在傳遞郵寄過程,常見缺失情形及預防作為:

(一)使用雙封套郵寄密件時,外封套上不宜書明函內,封存密件內容,避免引人覬覦;內、外封套寫受文地址、受文單位及受文對象,應注意是否相符,防止傳遞過程遺失。

(二)內封套上應明確書寫收文對象或密件名稱(或代號、文號),俾收文人員正確轉交有權拆閱人員,避免困擾;封口應加蓋密戳並予封實,以防止遭人拆封或竊讀機密。

  • 市府分類: 宣導活動
  • 發布日期: 2017-10-03
  • 點閱次數: 232